VOTO
ALL’ ESTERO
LA RELAZIONE
DEL PREFETTO CICLOSI AL SENATO SULLE ANAGRAFI
CONSOLARI E COMUNALI
ROMA, 21.09.2005 - E' proseguita in Commissione
Affari Costituzionali al Senato, l' indagine
conoscitiva sul voto all'estero. In particolare,
i senatori hanno ascoltato una relazione del
prefetto Mario Ciclosi, direttore Centrale
per i Servizi demografici del Ministero dell'Interno,
sul funzionamento, composizione e gestione del
sistema delle anagrafi. Ne riportiamo di seguito
il testo integrale per utile documentazione.
"La
normativa che ha istituito l' Aire (L 470/1988
e DPR 323/1989) prevede l' obbligo di iscrizione
per tutti i cittadini italiani che risiedono
stabilmente all' estero o che abbiano intenzione
di risiedervi per un periodo di tempo superiore
all' anno.
Per iscriversi all'Aire, così come per
aggiornare la propria posizione anagrafica,
il cittadino italiano che si sia trasferito
dall'Italia all'estero o che abbia, all'estero,
trasferito la residenza o abitazione in altro
luogo, deve, entro 90 giorni dal trasferimento,
presentarsi all'Ufficio consolare di nuova residenza
e rendere, attraverso la compilazione di un
apposito modulo, una dichiarazione di residenza.
È però sempre possibile, anche
dopo i 90 giorni, recarsi presso l'ufficio consolare
per regolarizzare la propria posizione anagrafica.
Tale modello viene poi trasmesso dall'ufficio
consolare al comune italiano di ultima residenza
dell'interessato oppure, in caso di nascita
e residenza continuativa all'estero dello stesso,
al comune di ultima residenza dei suoi genitori
o antenati. Il modello in questione deve, inoltre,
essere accompagnato, laddove necessario, dall'atto
di nascita e dall'attestazione consolare di
cittadinanza.
L' iscrizione all' Aire può essere effettuata
solo a seguito della trascrizione, negli appostiti
registri di stato civile del comune competente,
del relativo atto di nascita- è inoltre
necessario, per tutti coloro che si iscrivono,
dichiarare l'esatto e completo indirizzo estero.
L' iscrizione all' Aire comporta la contestuale
cancellazione dall'anagrafe della popolazione
residente e decorre normalmente dalla data di
ricevimento, da parte del comune, ella dichiarazione
resa dal cittadino all'ufficio consolare di
residenza.
Qualora il connazionale si rechi, prima di partire,
all'anagrafe del comune di ultima residenza
per dichiarare la propria intenzione di trasferirsi
all'estero per un periodo di tempo superiore
ad un anno, il suo nominativo è annotato
nel registro delle cancellazioni anagrafiche
e in quello delle iscrizioni all'aire in attesa
che il provvedimento venga perfezionato con
il ricevimento della dichiarazione presentata
dall'interessato all'ufficio consolare, in questo
casso la decorrenza dell'iscrizione è
quella della prima dichiarazione al comune.
L'iscrizione all'Aire, oltre che volontariamente,
può avvenire anche d'ufficio, nel caso
di cittadini che, pur non avendo presentato
le dichiarazioni dovute, siano conosciuti dagli
Uffici consolari in base ai dati acquisiti agli
atti e agli accertamenti eseguiti.
La conoscenza dell' Aire e dei diritti e doveri
collegati all'iscrizione, in particolare l'
obbligo per il cittadino di dichiarare con certezza
e tempestività il proprio indirizzo e
qualsiasi spostamento all'estero, obbligo da
cui consegue a possibilità di esercitare
con regolarità il diritto di voto e di
ottenere certificati dal comune di iscrizione
e dal consolato di residenza, non è ad
oggi un fatto acquisito.
Per cercare di venire incontro alle esigenze
informative degli italiani all'estero è
stato predisposto e distribuito a tutti i comuni
italiani con iscritti Aire, a cura della direzione
centrale dei Servizi demografici del Ministero
dell'Interno, un opuscolo informativo intitolato
"Guida per gli italiani all' estero: diritti
e doveri", con il quale si è cercato
di raggiungere il maggior numero possibile di
italiani all'estero già emigrati o in
partenza per fornire loro alcune informazioni
essenziali e per renderli consapevoli del fatto
che la pubblica amministrazione non può
erogare un servizio efficiente e soddisfacente
senza la partecipazione attiva dei cittadini
stessi.
Se questo è vero in Italia, dove il livello
di consapevolezza e partecipazione è
sicuramente più elevato, lo è
ancora di più all' estero. da ciò
la necessità di trovare canali informativi
sintetici ma essenziali.
Uno dei motivi di disallineamento tra i dati
presenti nell' Aire e quelli contenuti negli
schedari consolari, è sicuramente la
mancanza di informatizzazione di tutto il complesso
processo di registrazione, che comporta un continuo
flusso informativo che parte normalmente dall'estero
- consolati -e arriva in Italia - comuni- e
torna spesso all'estero.
Finora l'informatizzazione ha riguardato esclusivamente
il flusso informativo tra comuni e Ministero
dell'Interno, informatizzazione su cui l' amministrazione
ha investito e continua ad investire ingenti
finanziamenti, cioè una parte quella
finale del processo di registrazione, ma non
il processo per intero.
Prima del 2002, l' invio dei dati Aire avveniva
in formato cartaceo per poi passare ad un sistema
informatizzato attraverso la procedura Anag-Aire
che col tempo è stato aggiornato e arricchito
di nuove funzionalità.
Allo stato, il modello di autodichiarazione
del cittadino, senza il quale il comune non
può iscrivere nessuno all'Aire, in quanto
è ciò che attesta l'effettivo
trasferimento della persona, viene trasmesso
per posta, insieme all'atto di nascita e all'attestazione
consolare di cittadinanza (quando serve). Ciò
comporta che spesso tale modello non arrivi
o arrivi dopo tempo o che contenga errori di
digitazione, fatti dall'ufficio consolare nella
trascrizione o dal comune nel momento della
registrazione. In altri casi, il modello contiene
contraddizioni rispetto a precedenti informazioni
ricevute causando così una serie di note
di chiarimenti e aggiornamenti tra Italia ed
estero.
Tale invio cartaceo comporta, assai spesso,
perdita di tempo e di risorse, può provocare
problemi di disallineamento e non permette un
dialogo in tempo reale tra gli uffici interessati.
Per ovviare a tali problemi, è stato
presentato all' interno dell' iniziativa "Lotta
agli sprechi" del Dipartimento per l'Innovazione
e le Tecnologie, la richiesta di cofinanziamento
di un co-progetto tra Interno e Esteri, articolato
in due parti (Gestione informatica del Modulo
Cons01 e Gestione elettronica delle funzioni
consolari) oggetto di specifica approvazione
da parte del Comitato permanente anagrafico-elettorale
nella seduta del 20 aprile scorso.
Se la richiesta di cofinanziamento verrà
approvata, si potrà portare a compimento,
oltre all'informatizzazione ella rpocedura di
invio e gestione del modello di autodichiarazione,
anche l'automazione di tutto il processo di
registrazione, rendendo controllabile in tempo
reale il confronto tra i dati presenti negli
schedari consolari e quelli presenti in Aire.
Si avrà, inoltre, un notevole risparmio
in termini di soldi, di tempo e di personale
e l'eliminazione di possibili errori di digitazione
e la sicurezza nella trasmissione dei dati (utilizzo
del backbone). Per quanto riguarda l'autenticazione
della firma, sia sul modello che sugli atti
di stato civile che dovranno essere trasmessi
nei casi previsti, si farà ricorso alla
firma digitale. Con D.M. del 2 agosto 2005,
pubblicato in gazzetta ufficiale il1 2 agosto
2005, è stato infatti stabilito che il
Ministero dell'Interno attraverso l'utilizzazione
della CIE diventa autorità certificatrice
per il rilascio di certificazioni di stato civile
e anagrafe.
In occasione dell'ultimo confronto informatico
tra i dati contenuti negli schedar consolari
e quello presenti nell'Aire, è risultato
che vi sono ancora circa 1.300.000 nominativi
presenti soltanto negli schedari consolari e
non anche nell'Aire e circa 700.000 registrati
nell'Aire, ma non negli schedari consolari.
Alla base di questi dati, tutti riferiti a posizioni
"non allineate", ci sono motivazioni
di vario genere, che possono essere così
sintetizzate:
1. una percentuale significativa di nominativi,
soprattutto tra quelli presenti negli schedari
consolari, si riferisce a persone non più
in possesso ella cittadinanza italiana, irreperibili
deceduti rimpatriati trasferiti senza averne
dato notizia, in altre circoscrizioni consolari
o privi della necessaria documentazione per
essere iscritti all'Aire (per es. atto di nascita);
2. un'altra percentuale significativa è
probabilmente rappresentata da posizioni non
ancora trasmesse ai comuni per la registrazione
all'Aire, a causa anche della nota carenza di
personale degli uffici consolari, o da posizioni
non ancora registrate dai comuni, sia a causa
del mancato invio dei correlati atti di stato
civile o di incongruenza nella certificazione
trasmessa che, in specifici casi (per esempio
il comune di Roma), per problemi collegati all'entità
degli atti trasmessi. Si rammenta, al riguardo,
che Roma sta ancora scontando l'eredità
di essere stata considerata "anagrafe residuale"
per tutti coloro che erano nati all'estero e
che, in ogni caso, laddove non sia possibile
risalire al comune di ultima residenza degli
antenati, moltissimi la scelgono ancora come
comune di trascrizione degli atti di nascita
e di iscrizione Aire. Il Comune di Roma si è
comunque attivato per promuovere un progetto
di smaltimento dell'ingente arretrato esistente
in materia di anagrafe e stato civile che questo
Ministero ha già cofinanziato con 500
mila euro e il cui avvio dovrebbe avvenire a
breve, superando i problemi che sembrano averlo
ostacolata finora.
3. esiste, infine, un gruppo, anch'esso significativo,
di nominativi non allineati per problemi di
errori di digitazione.
Per alcuni di questi problemi, in particolare
presenza di arretrato in alcuni specifici comuni,
si è già intervenuti e si continuerà
ad intervenire direttamente nei prossimi mesi.
Al fine di implementare l' informatizzazione,
sono stati forniti a piccoli comuni (circa mille)
attraverso una Convenzione con l' Anci, posizioni
informatiche per il popolamento e l' aggiornamento
dell'Aire e dell'Indice Nazionale delle Anagrafi.
Nella scorsa primavera-inizio estate, è
stata predisposta un'azione straordinaria di
controllo sulla regolare tenuta delle anagrafi
comunali,finalizzata a verificare l'effettivo
rispetto degli adempimenti previsti in materia
di cancellazioni anagrafiche e revisioni delle
stesse.
Tale azione sta portando suoi frutti, in quanto
è significativamente in aumento il numero
di comuni che inviano regolarmente i dati all'Aire
centrale e sono emerse alcune particolari situazioni
"critiche" che si stanno attentamente
monitorando con l'ausilio delle prefetture Utg
(Angri, Assoro, Catania, Ceprano, Comiso, Licata,
Ragusa, Ravanusa, Seminara, Tito).
Tale attività di monitoraggio sta continuando
in modo regolare ed assiduo e si stanno attivando
controlli più stringati anche sulla qualità
dei dati inseriti. Di recente è stato
realizzato anche un nuovo sistema di vigilanza
anagrafica, in attuazione della direttiva annuale
del Ministro dell'Interno relativa all'attività
amministrativa del 2004.
Il modello informatizzato si prefigge, tra l'altro,
di analizzare l'organizzazione dei Comuni incaricati
della funzione, di acquisire informazione sullo
stato del piano di sicurezza comunale e sui
relativi aspetti tecnico-operativi di gestione.
L'informatizzazione delle procedure di ispezione
anagrafica, di archiviazione e di consultazione
dei dati consentirà, tra l'altro, la
digitalizzazione della documentazione redatta
durante le ispezioni anagrafiche sulla tenuta
delle anagrafi dei residenti e dell'Aire.
Da
ultimo, è necessario fare un rapido accenno
all'operazione "mailing" deliberata
dal Comitato anagrafico-elettorale nella seduta
del 5 luglio 2005, con la quale si è
dato avvio ad un'importante e laboriosa attività
finalizzata a verificare sul posto le posizioni
"non allineate" (circa tre milioni),
con l'obiettivo di ridurre sensibilmente il
divario ancora esistente tra il numero degli
iscritti negli schedari consolari e quello registrato
nelle Aire e con conseguente allineamento delle
relative posizioni.
A tale scopo gli uffici consolari stanno provvedendo
ad inviare a tutti i nominativi presenti in
una sola delle due banche dati, e per questo
non allineati, un modulo prestampato, contenente
i dati anagrafici della persona da verificare
e restituire entro il 30 settembre a cura del
connazionale stesso.
Data la ristrettezza dei tempi e l'impossibilità
di verificare posizione per posizione, l'effettiva
presenza all'estero del connazionale "non
allineato" e l'esattezza dei dati ed informazioni
registrati, si è ritenuto di dover chiedere
ai cittadini stessi tale diretta conferma, con
l'avvertenza che in caso di mancata risposta
si darà luogo alla sua cancellazione
anagrafica (dagli schedari consolari o dall'Aire,
a seconda di dove era stato inserito il suo
nominativo).
Nella lettera che illustra il modulo prestampato
(tradotta in diverse lingue, per agevolare l'eventuale
difficoltà di comprensione della lingua
italiana) è stato anche specificato che,
in caso di successiva manifestazione di presenza
all'estero da parte dell'interessato, da effettuarsi
sempre presso gli uffici consolari, si darà
luogo ad una riscrizione, previa verifica dei
requisiti necessari (cittadinanza e trascrizione
dell'atto di nascita).
In sintesi, coloro che sono attualmente iscritti
solo negli schedari consolari o solo all'Aire
e che non risponderanno entro il 30 settembre,
non potranno più essere considerati come
cittadini effettivamente residenti all'estero,
salvo prova contrari, sempre possibile, e non
faranno più parte delle posizioni "disallineate".
Di avrà in questi casi, o lo spostamento
del nominativo nell'archivio della banca dati
dell'anagrafe consolare o la cancellazione per
irreperibilità presunta dall'Aire.
Le posizioni di colo che, invece, risponderanno
saranno previa verifica da parte dell'ufficio
consolare dello stato di cittadinanza e dell'esattezza
dei dati forniti, trasmesse ai comuni per la
loro immediata iscrizione all'Aire o riconferma,
nel caso di precedente solo iscrizione in Aire,
trasformandosi così in posizioni allineate.
Tale attività di mailing, che comporta
un grande sforzo sia da parte degli uffici consolari
che dei comuni, viene supportata da una specifica
campagna informativa e viene monitorata anche
dal centro.
Elenco
aggiornato degli italiani all'estero
Per
essere iscritti nell' elenco aggiornato è
necessario essere iscritti all' Aire. Tale elenco
aggiornato - di cui agli art. 5 legge 459/2001
che disciplina il diritto di voto all'estero
e del DPR 104/2003 che regolamenta la legge
stessa - è condizione indispensabile
per poter essere iscritti nelle liste elettorali
della circoscrizione estero e per poter esercitare
il diritto di voto. Il prefetto elenco aggiornato
viene stilato al Ministero dell'Interno che,
a tale scopo, cura anche il confronto informatico
tra le posizioni contenute negli schedari consolari
- fornite dal Mae all'Interno - e quelle presenti
nelle Anagrafi comunali degli italiani residenti
all'estero, che vengono trasmesse dai comuni
all'Aire centrale dell'Interno via web. Attraverso
un'apposita procedura informatica che consente
un aggiornamento diretto dei dati stessi in
modalità di sicurezza. Viene infatti
utilizzato un sistema che certifica le postazioni
usate per la trasmissione e ricezione dei dati
(backbone).
Nell'elenco aggiornato sono inserite, oltre
alle posizioni allineate, cioè presenti
in base alle risultanza del confronto, sia negli
schedari consolari che nell'aire centrale, anche
i nominativi di coloro che sono iscritti solo
nelle anagrafi degli italiani residenti all'estero
(Aire) ma non quelli delle persone che risultano
iscritte esclusivamente negli schedari consolari.
Qualora nei due elenchi corrispondano i dati
relativi al nome, cognome e data di nascita,
ma non quelli relativi all'indirizzo, si assume
l'indirizzo risultante dagli schedari consolari.
Per coordinare gli interventi necessari per
realizzare ed aggiornare l'elenco dei cittadini
residenti all'estero è stato istituito.
Ai sensi dell'art.6 del citato DPR 104/2003,
il Comitato permanente anagrafico-elettorale
che è operativo dal settembre 2004 e
che è composto da 13 membri esperti nella
materia di cui tre della PCM - Dipartimento
per gli italiani nel mondo; tre del Mae; tre
del Ministero dell'interno; uno della PCM -
dipartimento per l'Innovazione e le tecnologie;
uno dell'Associazione nazionale dei Comuni Italiani,
uno dell'associazione nazionali ufficiali di
stato civile e anagrafe e uno del Comune di
Roma".
